新人君へ！忘年会を成功へ導くためのコツ

あっという間に10月になり、もう少しで忘年会シーズンになります。

まだ10月だから・・・と思っていると苦労する羽目になるかもしれません。

特に新人は忘年会の幹事を任されることも多いと思います。

「めんどくさい」と思う方の多いとは思いますが、ここは自分の評価を上げるチャンスになります。

どうせやるなら、あらかじめ段取りを把握し、

早めの準備を行っていきましょう。

会社にとっては年に数回の大きなイベントです。

自分から積極的に動いて、忘年会を成功へ導きましょう。

事前準備はいつから始める？

「飲み会の幹事は新人」と半ば強引に、今ではパワハラになるのでは？と思われるくらい、新人が幹事を任されることが多いです。

毎年新人が幹事を任されているのなら、自分から積極的に動いてしまいましょう。

「幹事よろしく！」と1カ月前に頼まれるよりも、今から想定して事前準備を行っておくだけで全然楽になります。

事前準備の3つのポイント

まずはこの3つを把握するための準備を行います。

①忘年会の日時

②お店選び

③内容

①忘年会の日時

参加者に予定を確保してもらうために、忘年会の日時は早めに決めていくのが良いでしょう。

特に、主要人物である社長や部長、直属の上司には早めに連絡し、予定確保してもらうべきです。

日時は、候補日を3つほど提示し主要人物の予定を加味しながら決めていきましょう。

日時決定の注意点

候補日を提示したら必ず○○までに出欠の連絡をお願いします。

と付け加えましょう。なかなか返事をもらえないことが多々あります。

事前準備をスムーズに行っていくためにも、しっかり期限を決めておきましょう。

候補日を提示して、出欠の締め切りを1カ月以上にしてしまうと忘れられる危険があるので、2週間程度が良いと思われます。

日時が決定したら、連絡しましょう。

忘年会開催日のお知らせ

お疲れ様です。営業課の○○です。

忘年会の開催日が決まりましたのでご報告します。

日時　〇月〇日　（〇）　　　とさせていただきます。

・お店や時間はおって連絡させていただきます。

参加可能な方が一番多い日に決定いたしました。

ご希望に添えなかった皆様、申し訳ございません。

と付け加えておくと印象も良くなるでしょう。

②お店選び

ここがとても重要になります！

参加人数をある程度把握したらすぐさまお店選びに入りましょう。11月に入る前にお店選びを始めるのが良いと思います。

ネットで下調べしたお店に実際に行ってください。

お店に行った時のチェックポイント！！

• 駅からの道順

　　　⇒簡単に迷わないところが良い。

• お店の広さ・雰囲気

　　　⇒席と席が近すぎると飲み会には向いていないかも。

　　　　静かなお店で余興は出来ない可能性があります。

• 料理の量・美味しさ

　　　⇒写真だけでは伝わらないので、しっかり食べて確認しておきましょう。

• 個室の有無

　　　⇒ドンちゃん騒ぎになるなら個室は必須！

• コース料理・飲み放題メニュー

　　　⇒チラシやメニュー表を見せてもらい確認しておきましょう。

　　　　また、別途でお酒の種類や追加料理ができるか確認しておきましょう。

• トイレの綺麗さ

　　　⇒意外と重要！

　　　　トイレの数が少なかったり、男女共有だったりすると嫌がる女性も多いです。

細かいチェックポイントは実際に行ってみないとわからないことが多いので、一度は足を運んでください。

お店選びのポイントは以前の記事を参考にしてください。 

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baya.hatenadiary.jp

お店選びのために、お店通いをしているあっという間に時間が過ぎていきます。

遅くとも11月中には開始できるようにしましょう。

普段から飲み会によく行っている人なら、お店のチェックポイントを確認しておくと役立つときがくるかもしれません。

お店が決定したら、案内メールもしくは案内状を張り出します。

案内状のポイント

案内状の盛り込む内容には、日時、時間、会費（目安でもOK）、集金方法、申込み締切日、キャンセル規定は必須です。

分かりやすく、なるべく簡単にしましょう。

忘年会のお知らせ

関係者各位

　本年も残り少なくなってきました。この一年の反省と来年への飛躍の糧 としていただくため、恒例の忘年会を下記の通り企画しました。

　ご多用とは存じますが、是非ご出席下さいますようお願い申し上げます。

なお、準備の都合上、〇月〇日（〇）までに出欠のお返事をお願いします。

日時：〇月〇日　（〇）　19時～21時

 場所：○○居酒屋（千葉店）

　　　千葉県○○市ｘｘ

　　　電話　000-xxxx-000

　　　添付ファイルもしくはマップ載せる 

 会費5,000円　（まったり鍋コース、2時間飲み放題付）

　※会費は当日収集します。

その他

会場の都合上、キャンセルは開催3日前までにお願いします。

以降のキャンセルは、会費をご負担していただきますので予めご了承ください。

幹事　営業課○○　　携帯090-xxxx-xxxx

 ③内容

あらかじめ当日の流れを確認する為にも、内容はしっかりとまとめておきましょう。

忘年会には乾杯、中締めの挨拶などがあります。誰にお願いするかあらかじめ考えておきましょう。

また、挨拶をお願いする方には事前に伝えるようにしましょう。当日に突然挨拶をお願いするのは失礼に当たります。

次に余興やゲームなどは何を行うのか、どれくらいの時間を確保するのかを決めていきます。余興やゲームは音響のトラブルやパソコンの不具合で時間が思った以上にかかることがあります。

あらかじめ確認はしますが、当日に限って色々なトラブルが起こるのもです。

なので、時間は余裕をもって確保しておきましょう。

ポイントとして、最後の方に余興などを持っていくと時間がおして、時間内に終わらないということが起こります。なので、なるべく始めの方に持っていきましょう。

 忘年会当日の流れ

• 幹事は開始30分前に会場へ
• 受付の準備・開始（名前のチェックリストとお釣りの両替を忘れずに）
• 会場セッティング　（必要あれば上座の設置、音響の確認）

　　　事前に乾杯用ビールやウーロン茶などは出してもらうようにお願いしましょう。

• 時間通りにスタート
• 乾杯の挨拶（約5分）
• 歓談タイム（約30分）
• 余興やゲームの時間（30分を取っておくが、15分くらいの出し物が良い）
• 歓談タイム（約40分）

　　　社長や上司に挨拶を忘れずに行いましょう。

　　　幹事の仕事に一杯一杯になり忘れがちになります。

　　　必ずこの歓談タイムもしくは初めの歓談タイムで挨拶を済ませましょう。

• 会計を済ませる（終了15分前には会計を終わらせる）
• 中締めの挨拶（5分～10分）
• 退店

忘年会当日の流れとしてはこのような形になります。

色々やることが多くて嫌だなと感じる方もいるかもしれません。だからこそ、早めの行動を心がけてください！！

苦労した分、自分の自信になり評価が上がるはずです。

手抜きをせず、精一杯取り組んでみてください。